Bei größeren Anlagen wird meistens ein Fließbild erstellt, das als Übersicht und Start des Entwicklungsprozesses dient. An diesem Entwicklungsschritt werden bereits Aktoren und Sensoren definiert, die für die Umsetzung benötigt werden. 

Bei den historisch gewachsenen Prozessen wurde nach diesem Einstieg in das Projekt für die nächsten Entwicklungsschritte in unterschiedlichen CAE- / CAD-Systemen diese Bauteile erneut ausgewählt. So muss zum Beispiel ein Sensor in drei verschiedenen Systemen immer wieder neu definiert werden. Allein diese Tatsache hat ernormes Fehlerpotenzial, da nicht sichergestellt ist, das für alle drei Darstellungen (Fließbild, Fluid- und Elektrotechnikplan) der richtige Artikel verwendet wird. Desweiteren gibt es bei der Artikelstückliste unstimmigkeiten, welches System für die Beschaffung verantworlich ist.

Wenn aber diese Geräte bereits als Betriebsmittel mit Darstellungen für die gegebenen Gewerke (Elektrotechnik, Fluid, Mechanik, Prozesstechnik) existieren, wird beim Einfügen in das mechatronische Projekt (Fließbild) ein Betriebsmittelkennzeichen (BMK) nach DIN EN 81346 vergeben, dass für alle Gewerke identisch ist.

Nach Fertigstellung der Fließbilder können die Betriebsmittel für die Detailplanung in den Darstellungen Elektrotechnik und Fluid platziert werden und besitzen das gleiche BMK wie im Fließbild. Es handelt sich um den gleichen Artikel, der bereits im Fließbild platziert wurde, womit er in der Artikelstückliste auch nur einmal aufgeführt wird (ein Artikel drei Darstellungen !!!).

Alle weiteren Arbeitsschritte können ohne erneute Auswahl eines Betriebsmittel oder Festlegung bestimmter Eigenschaften durchgeführt werden. So wird zum Beispiel der Funktionstext des Aktors oder Sensors an die SPS-Abteilung per Schnittstelle übermittelt. Definiert wurde der Funktionstext bereits im Fließbild und kann an jeder Stelle zur Anzeige oder zum Export gebracht werden.

Auch das 3D-Modell und die Abmessungen sind bereits hinterlegt womit das Betriebsmittel nur noch auf der Montagefläche abgesetzt werden muss. Eine Bohrschablone oder NC-Programm kann per Knopfdruck an die Fertigung oder direkt an Fertigungsroboter übermittelt werden.

Mit diesem Workflow werden alle mechatronischen Betriebsmittel erfasst und durchgängig in mehreren Gewerken und Darstellungen verwaltet. Durch die Integration in ein CAE-System wird die Qualität der Pläne enorm gesteigert und es werden manuelle und redundante Arbeitsschritte reduziert, was zu Zeiteinsparungen und Vermeidung von Fehlern führt.